Päivitetty 25.1.2024
Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelystä:
- hallituksen jäsenet
- valiokunnat
- muut luottamustoimet
- työntekijät
- työnhakijat.
Mitä tietoja käsittelemme?
Hallituksen ja valiokuntien jäsenistä ja muissa luottamustoimissa toimivista henkilöistä voimme käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- syntymäaika tai henkilötunnus
- pankkiyhteystiedot kokouspalkkioiden maksamista varten
- työhistoria ja luottamustehtävät
- titteli, asema ja organisaatio
- tieto asemasta yhdistyksessä, kuten hallituksen tai valiokunnan jäsenyydestä
- mahdolliset muistiinpanot tapaamisista ja projekteista.
Työntekijöistä ja työnhakijoista voimme käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:
- nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
- syntymäaika tai henkilötunnus
- valokuva
- palkkatiedot, verokortti, pankkitili
- CV-tiedot, esimerkiksi työnkuva, tehtävänimike, tutkinnot ja työhistoria, kielitaito, järjestöjäsenyydet
- työyhteystiedot, työsähköposti, työsuhdetyyppi, toimipaikka
- aloittamisajankohta, koeajan päättymisajankohta, perehdytystiedot
- tuntihinta, kustannuspaikka, mahdolliset sivutyöt ja muut ulkoiset sitoumukset
- kehityskeskusteluun liittyvät tiedot, esimerkiksi tavoitteet, työtehtävät ja palautteet
- palkanmaksuun liittyvät tiedot, työsuhde-edut, verotustiedot, poissaolo- ja lomatiedot
- välttämättömät työterveyteen liittyvät tiedot sekä mahdolliset työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot
- muu vastaava sinuun liittyvä tieto, jonka keräämme työnantajavelvoitteidemme täyttämiseksi ja sinun oikeuksiesi toteuttamiseksi.
Mistä keräämme tietosi?
Keräämme tiedot pääsääntöisesti sinulta itseltäsi.
Välttämättömiä henkilötietojasi voimme kerätä myös luotettavista kolmansista lähteistä, kuten ammattiliitosta ja viranomaisilta.
Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietojasi?
Hallituksen ja valiokuntien jäsenien ja muissa luottamustoimissa toimivien henkilöiden henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena oikeusperusteena on yhdistyslain (503/1989) mukainen lakisääteinen velvoite ylläpitää tietoa hallituksen jäsenistä sekä toteuttaa hallintoa. Käsittelemme lakisääteiseen velvoitteeseen perustuen henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:
- ylläpitääksemme tietoa hallituksen jäsenistä ja luottamustoimista
- toteuttaaksemme hallintoa, kokouksia ja niihin liittyviä velvollisuuksia (esim. toimintavaltuuksien tarkastaminen).
Työntekijöiden osalta työnantajana voimme käsitellä tietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi ja työsopimuksen täytäntöönpanemiseksi seuraavissa yhteyksissä:
- työsuhteen alkamiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työsopimuksen ja salassapitosopimuksen laatiminen
- työsuhteen päättymiseen liittyvät toimenpiteet, kuten työtodistuksen laatiminen
- poissaoloihin liittyvät toimenpiteet, kuten työsuhdetodistukset, Kela-hakemukset
- työnjohto-oikeuden toteuttaminen
- palkan ja muiden etuuksien maksaminen
- eläke- ja veroasioiden hoitaminen
- työajan seuranta ja lomien hallinnointi
- vakuutusten ottaminen ja lakisääteisten vakuutusten hoitaminen.
Muilta osin työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsuhteiden ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä työn järjestelyyn ja myynnin edistämiseen liittyvät oikeutetut etumme. Henkilötietoja voidaan käsitellä tällä perusteella esimerkiksi seuraavissa yhteyksissä:
- työvälineiden tarjoaminen
- käyttöoikeuksien ja tunnusten hallinta
- kouluttautuminen
- sisäinen raportointi, kuten tilastot ja historiatiedon säilyttäminen.
Työnhakijoiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu Finsifin oikeutettuun etuun käsitellä henkilötietoja rekrytointiprosessin edellyttämällä tavalla. Henkilötietoja käsitellään työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi sekä rekrytointiprosessiin liittyvien tarpeiden täyttämiseksi.
Finsifin oikeutettu etu liittyy rooliimme työnantajana, liiketoiminnan tarkasteluun ja kehittämiseen, riskien arviointiin ja hallintaan sekä resurssien allokointiin. Oikeutettu etumme voi myös liittyä fyysiseen turvallisuuteen tai tietoturvallisuuteen tai tarpeeseemme suojata oikeuksiamme ja omaisuuttamme. Etu on lainmukainen, eikä sitä voida saavuttaa käsittelemättä työntekijöiden henkilötietoja. Nyt kyseessä oleva henkilötietojen käsittely ei ole rekisteröidyille ennakoimatonta tai odottamatonta. Käsittely ei ole myöskään erityisen laajamittaista, eivätkä käsiteltävät henkilötiedot lähtökohtaisesti pidä sisällään arkaluonteisia henkilötietoja. Näin ollen katsomme, etteivät rekisteröidyn oikeudet syrjäytä oikeutettua etuamme.
Lisäksi voimme tietyissä tilanteissa, kansallisen sääntelyn niin vaatiessa, pyytää suostumuksesi tietynlaisten henkilötietojen keräämiseen tai tietyntyyppiseen henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietoja ei kerätä laajemmin kuin on tarpeellista tällaisen perustellun edun toteuttamiseksi. Suostumus saatetaan pyytää esimerkiksi soveltuvuusarviointia varten.
Kenelle tietojasi luovutetaan?
Työntekijöiden tietoja voidaan luovuttaa soveltuvan lainsäädännön sallimalla ja edellyttämällä tavalla tahoille, joilla on siihen lakiin tai sopimukseen perustuva oikeus. Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi seuraavat:
- Verohallinto
- vakuutusyhtiöt
- eläkeyhtiöt
- Kansaneläkelaitos.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Käsittelemme ja säilytämme yhdistyksen hallituksen ja valiokuntien jäsenten henkilötietoja koko toimintamme ajan siltä osin kuin laki niin velvoittaa. Henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti ja virheelliset tiedot korjataan säännönmukaisesti.
Työntekijöiden tietoja käsittelemme työntekijöiden aktiivisesti työsuhteen keston ajan ja poistamme tarpeettomia tietoja säännöllisin väliajoin. Työsuhteen päättymisen jälkeen poistamme henkilötietojasi portaittain soveltuvan lainsäädännön asettamien määräaikojen mukaisesti. Säilytyksen määräaikoja ovat muun muassa seuraavat:
- Työtodistus: pääsääntöisesti kymmenen vuotta työsuhteen päättymisestä (työsopimuslaki).
- Palkkamateriaali: kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Muistiinpanot ja tositteet kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana suoritus on maksettu (kirjanpitolaki).
- Työaikakirjanpito ja vuosilomakirjanpito (ml. tiedot vuorokausi- ja viikkolevosta): kaksi vuotta asianomaisen kalenterivuoden päättymisestä (työsuhteen kestäessä) tai kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä (työaikalaki).
- Kirjanpitoaineisto: kymmenen tai kuusi vuotta tilikauden päättymisestä (kirjanpitolaki).
Työnhakijoiden henkilötietoja käsittelemme aktiivisesti rekrytointiprosessin ajan. Rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen oikeuksiemme ja velvollisuuksiemme täyttämiseksi ja mahdollisiin vaatimuksiin vastaamiseksi, kuitenkin enintään vuoden ajan rekrytointipäätöksen tekemisestä.