Päivitetty 25.1.2024
Tämä tietosuojaseloste kertoo seuraavien henkilöryhmien henkilötietojen käsittelystä Finsifissä:
- yhdistyksen jäsensivuille rekisteröityneet jäsenorganisaation työntekijät (ml. avainyhteyshenkilöt)
- tapahtumiin osallistuvat jäsenorganisaation työntekijät ja sidosryhmien edustajat
- muut mahdolliset Finsifin uutiskirjeen tilaajat
- verkkosivuillamme julkaistavien blogien ja muiden kirjoitusten kirjoittajat.
1 Mitä tietoja käsittelemme?
Voimme käsitellä muun muassa seuraavia tietojasi:
- nimi ja yhteystiedot, kuten työsähköpostiosoite
- titteli, asema ja organisaatio
- jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
- tapahtumiin liittyen antamasi tarpeelliset tiedot, kuten tieto ruoka-ainerajoitteista
- kirjoittamaasi blogiin mahdollisesti sisällyttämäsi muut tiedot.
Jäsenorganisaation työntekijät luovat omat tunnuksensa ja täyttävät tietonsa itse jäsensivustolle (www.finsif.fi/jasenille).
2 Mistä keräämme tietosi?
Keräämme tiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi sekä avainyhteyshenkilöltäsi tai jäsenorganisaatioltasi.
3 Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietojasi?
Tietoja käytetään sidosryhmäviestinnässä, kuten uutiskirjeiden ja tapahtumakutsujen lähettämiseen, yhteydenottojen ja tapahtumailmoittautumisten hoitamiseen, tapahtumien järjestämiseen ja blogien julkaisuun. Järjestämme vastuullisen sijoittamisen tapahtumia sekä jäsenistöllemme että avoimelle yleisölle. Lisäksi järjestämme yhteisiä tapahtumia muiden toimijoiden kanssa. Tapahtumien järjestämisen ja viestinnän yhteydessä käsittelemme tietoja seuraavissa tarkoituksissa:
- kutsuaksemme jäsenistöä ja sidosryhmiä järjestämiimme tapahtumiin
- lähettääksemme toiminnastamme tiedottavia jäsenkirjeitä
- järjestääksemme tapahtumia
- julkaistaksemme blogeja ja muita kirjoituksia verkkosivuillamme
- kehittääksemme, tilastoidaksemme ja raportoidaksemme toimintaamme.
Mainitut käyttötarkoitukset muodostavat tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 (f) kohdan tarkoittamalla tavalla Finsifin lainmukaisen oikeutetun edun viestiä palveluistamme, tuottaa palveluita jäsenistöllemme esimerkiksi tapahtumien järjestämisen muodossa sekä kehittää toimintaamme.
Mainittua oikeutettua etua ei voida saavuttaa käsittelemättä henkilötietoja. Rekisteröidyt ovat Finsifin jäsenorganisaatioiden työntekijöitä ja sidosryhmien yhteyshenkilöitä, kuten esimerkiksi sijoittajia ja varainhoitajia ja muita tapahtumiimme osallistuvia henkilöitä, eivätkä he ole erityisen haavoittuvassa asemassa suhteessa Finsifiin. Nyt kyseessä oleva henkilötietojen käsittely ei ole rekisteröidyille ennakoimatonta tai odottamatonta. Käsittely ei ole myöskään erityisen laajamittaista, eivätkä käsiteltävät henkilötiedot lähtökohtaisesti pidä sisällään arkaluonteisia henkilötietoja. Näin ollen katsomme, etteivät rekisteröidyn oikeudet syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä nyt kyseessä olevia henkilötietoja.
Finsifillä on myös lakisääteinen velvoite pitää jäsenistään jäsenrekisteriä (yhdistyslaki 503/1989, 11 §). Lakisääteisen velvoitteen toteuttamiseksi voimme käsitellä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
- yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaisen jäsenluettelon ylläpitäminen
- jäsenhakemusten käsittely
- jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, jäsenmaksujen hallinta, muu yhteydenpito.
Ruoka-ainerajoitteita koskevan tiedon käsittely tapahtumailmoittautumisen yhteydessä perustuu suostumukseesi.
4 Kuka voi saada pääsyn tietoihisi?
Jäsenorganisaation pääkäyttäjä voi nähdä oman organisaation aktiivisuuden tapahtumaosallistumisissa ja pystyy tarkastelemaan rekisteröityneiden jäsenten tapahtumaosallistumisia henkilöittäin, jotta hän voi seurata oman organisaation aktiivisuutta ja kannustaa organisaation sisällä henkilöstöä osallistumaan tapahtumiimme ja toimintaamme.
5 Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Henkilötietojen tarpeellisuus arvioidaan säännöllisesti ja virheelliset tiedot korjataan. Tiedot poistetaan, kun ne käyvät tarpeettomiksi tietosuojaselosteen 3 kohdassa mainitun käyttötarkoituksen kannalta (esim. jäsenyys päättyy tai uutiskirjeen tilaus päätetään).
Säilytämme jäsensivustolle syöttämiäsi tietojasi niin kauan, kun olet aktiivinen jäsenemme. Jos ei kirjaudu jäsensivustolle (www.finsif.fi/jasenille) kuuteen kuukauteen, saat muistutuksen, että käyttäjätilisi poistuu järjestelmästämme, jos et kirjaudu tunnuksilla järjestelmään. Jos et reagoi muistutukseen, käyttäjätilisi ja siihen liittyvät tiedot poistuvat järjestelmästämme. Näiden toimien tarkoituksena on pitää jäsenrekisterimme ajan tasalla ja varmistua siitä, että toimintamme tavoittaa jäsenorganisaatioidemme aktiiviset henkilöt.
Jäsenorganisaation laskutukseen liittyviä tietoja säilytämme kirjanpitolain edellyttämät 6 vuotta jäsenyyden päättymistä seuraavan tilikauden päättymisestä.
Ruoka-ainerajoitteita koskevia tietoja, joita kerätään joidenkin tapahtumailmoittautumisten yhteydessä, säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tapahtuman järjestämiseksi ja poistetaan tapahtuman päätyttyä kvartaaleittain.