Päivitetty 25.1.2024
Tämä tietosuojaseloste kertoo stipendihakijoiden ja stipendien saajien henkilötietojen käsittelystä Finsifissä.
1 Mitä tietoja käsittelemme?
Stipendien hakijoiden osalta voimme käsitellä muun muassa seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot (esimerkiksi puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
- jäsenorganisaatio, johon hakija kuuluu
- suoritetut opinnot (ml. opintorekisteriote)
- tutkimusta koskevat tiedot, kuten aikataulu, mahdollinen muu rahoitus sekä arvio työn merkityksestä suomalaiselle sijoitustoiminnalle
- CV:n ja tutkimussuunnitelman, valmiin tutkielman tai väliraportin sisältämät tiedot
- opinnäytteen tekijöiden osalta ohjaajan lausunto
- muut vapaamuotoiseen hakemukseen täyttämäsi tiedot.
Valittujen stipendien saajien osalta voimme käsitellä edellä mainittujen tietojen lisäksi myös seuraavia tietoja:
- pankkiyhteystiedot
- osoite
- henkilötunnus
- tieto henkilön verovelvollisuudesta muualle kuin Suomeen.
2 Mistä keräämme tietosi?
Keräämme tiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi.
3 Miksi ja millä perusteella käsittelemme tietojasi?
Tietoja käytetään stipendihakemuksen käsittelemiseksi ja stipendien myöntämiseksi sekä maksamiseksi, myönnettyjen stipendien saajien julkaisemiseksi Finsifin verkkosivuilla sekä viranomaisille tehtäviä ilmoituksia varten. Stipendien jaon tarkoituksena on vastuullisen sijoittamisen tutkimuksen kannustaminen.
Mainitut käyttötarkoitukset muodostavat tietosuoja-asetuksen artiklan 6.1 (f) kohdan tarkoittamalla tavalla Finsifin lainmukaisen oikeutetun edun kannustaa vastuullisen sijoittamisen tutkimukseen myöntämällä aihetta tutkiville opiskelijoille ja tutkijoille stipendejä.
Mainittua oikeutettua etua ei voida saavuttaa käsittelemättä henkilötietoja. Rekisteröidyt ovat opiskelijoita ja tutkijoita, eivätkä he ole erityisen haavoittuvassa asemassa suhteessa Finsifiin. Nyt kyseessä oleva henkilötietojen käsittely ei ole rekisteröidyille ennakoimatonta tai odottamatonta, sillä rekisteröidyt toimittavat tietonsa Finsifille vapaaehtoisesti hakeakseen stipendiä. Käsittely ei ole myöskään erityisen laajamittaista, eivätkä käsiteltävät henkilötiedot lähtökohtaisesti pidä sisällään arkaluonteisia henkilötietoja. Näin ollen katsomme, etteivät rekisteröidyn oikeudet syrjäytä oikeutettua etuamme käsitellä nyt kyseessä olevia henkilötietoja.
4 Kuka voi saada pääsyn tietoihisi?
Stipendihakemukset käsitellään työryhmässä, jonka jäsenillä on pääsy hakijan tietoihin stipendin myöntämistä koskevan päätöksen tekemiseksi. Työtyhmä koostuu Finsifin jäsenyhteisöjen edustajista sekä kolmesta ulkopuolisesta asiantuntijasta.
Finsifillä on lakisääteinen velvoite ilmoittaa Verohallinnolle verotietojen mukana stipendiä ja stipendin saajaa koskevat tiedot. Finsif käyttää ilmoituksen tekemisessä käsittelijänä tilitoimisto Talenomia, jolle tiedot toimitetaan salatulla yhteydellä.
5 Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Stipendin saajan nimeä ja tietoa opiskelupaikasta sekä tutkimuksesta, johon stipendi on myönnetty, voidaan säilyttää pysyvästi mm. yhdistyksen historiatiedon säilyttämistä varten.
Muita henkilötietoja, kuten maksutietoja ja yhteystietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi eli stipendiasian hoitamiseksi tai niin kauan kuin laissa muuten säädetään. Stipendihakemuksia säilytetään korkeintaan kahden vuoden ajan hakemuksen saapumisesta Finsifille.